Организация процесса бюджетирования для внутреннего провайдера ИТ-сервисов
Постановка задачи
Предприятия и организации на территории Российской Федерации, как правило, создавали специализированные ИТ-подразделения. Поэтому до сих пор объемы ИТ-сервисов, предоставляемых внутренними ИТ-провайдерами, преобладают на нашем рынке.
Возглавляя внутреннее подразделение компании, руководители ИТ сталкиваются с рядом трудностей при составлении и обосновании ИТ-бюджета. Эти трудности отчасти продиктованы спецификой ИТ-инфраструктуры: сложностью и многофункциональностью ИТ-оборудования, спецификой проектов развития мощностей, ограничениями применения средств нормирования многих работ и операций. Кроме того, для многих компаний затраты на информационные технологии не превышают нескольких процентов совокупных затрат, что также снижает мотивацию бизнеса для создания исключений в общих бюджетных регламентах.
Интерес к учету особенностей ИТ-подразделения при планировании и исполнении бюджета повышается в ситуации, когда компании переходят к относительной самостоятельности бизнес единиц и возникают внутренние (пусть даже условные) взаиморасчеты между подразделениями. В такой ситуации бюджетный процесс в ИТ, как правило, требует синхронизации с сервисным подходом к организации взаимоотношений с заказчиками.
Разработка специализированных принципов бюджетирования возможна и интересна в первую очередь руководству ИТ подразделения. Целью разработки таких принципов является создание обоснованной и понятной бизнесу переговорной позиции по объемам финансирования и их обоснованию.
Для решения обозначенных проблем мы предлагаем услугу организации процесса бюджетирования для внутреннего провайдера ИТ-сервисов.
Целевая аудитория
Предлагаемая услуга может быть интересна всем компаниям, имеющим ИТ-подразделения, независимо от направления основного бизнеса.
В некоторых компаниях действуют общие правила бюджетирования, которые не учитывают специфику планирования затрат на информационные технологии. Проект может быть нацелен на соблюдение интересов ИТ-подразделений в общем бюджетном процессе. В ходе проекта это потребует взаимодействия с финансово-экономическими подразделениями, отвечающими за бюджетный процесс компании.
Внутри ИТ заказчиком проекта может выступать как его руководитель, так и планово-экономический отдел ИТ (при его наличии).
Используемые модели, принципы и стандарты
В процессе выполнения проекта мы будем следовать сложившейся в компании-заказчике практике бюджетирования и учитывать (при необходимости) тенденции ее развития.
Мы также будем координировать бюджетный процесс с другими процессами управления ИТ, описанными в библиотеке ITIL®.
Для упрощения прохождения нашими клиентами внешних и внутренних аудитов деятельности в области финансов и экономики ИТ мы опираемся на требования, изложенные в Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Это, в частности, способствует лучшим результатам при прохождении аудита на соответствие требованиям акта Сарбанеса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act, SOX).
Результаты проекта
В рамках проекта будут разработаны:
- формы бюджета ИТ-подразделения для внутренних целей и для представления и согласования в рамках общего бюджетного процесса компании;
- формы обоснования инвестиций в ИТ, составленные в понятном для бизнеса виде;
- положение о бюджете ИТ-подразделения, описывающее правила планирования, исполнения и контроля исполнения бюджета.
Критические факторы успеха
Процесс бюджетирования имеет разную степень формализации в разных компаниях. При этом для успешной реализации проекта требуется понимание не только позиции ИТ-руководства, но и позиции основного бизнеса компании относительно правил бюджетирования и их жесткости для различных подразделений. Поэтому успешная реализация проекта возможна только при организации диалога ИТ-руководства и финансово-экономического подразделения, отвечающего за бюджетный процесс в целом.
Кроме того, точность планирования затрат ИТ-подразделения напрямую зависит от наличия данных прошлых периодов достаточной степени детализации. При отсутствии таких данных необходимо:
- проведение предварительной работы по разработке (совершенствованию) правил ведения системы управленческого учета в ИТ;
- фактическое ведение управленческого учета для накопления корректных данных для планирования.
Смотри также:
