Оптимизация затрат на эксплуатацию ИТ

Постановка задачи

Общие тенденции экономического развития иногда требуют серьезной корректировки стратегии развития бизнеса. Поставщики ИТ-сервисов вынуждены быстро подстраиваться под изменение бизнеса своих заказчиков. Сокращение спроса на товары и услуги, производимые бизнесом, требует быстрой реакции на требования к оптимизации затрат.Как в условиях экономического спада:

• быстро сократить затраты на предоставление ИТ-сервисов до объемов, которые может финансировать заказчик ИТ-сервисов;
• максимально сохранить способность к быстрому восстановлению достигнутого докризисного уровня?

Стратегия действий сервисного подразделения в кризисной ситуации должна строиться на двух основных постулатах:

• управляемое снижение объемов и качества сервисов;
• максимальное сохранение наиболее критичных для бизнеса сервисов.

Для реализации этой стратегии необходимо быстрое принятие и реализации программы оптимизации затрат на эксплуатацию ИТ.

Целевая аудитория

Программа оптимизации затрат актуальна всем производителям ИТ-сервисов, в том числе:

• внутренним ИТ-подразделениям, для переговоров по объему и структуре сокращения бюджета на эксплуатацию ИТ;
• специализированным ИТ-провайдерам, в первую очередь, для поиска оптимальной стратегии возмещения затрат в период спада спроса на сервисы.

Используемые модели, принципы и стандарты

Мы предлагаем следующий подход к построению Программы оптимизации затрат:

• проанализировать объемы сокращения расходов на ИТ в связи с изменением масштаба бизнеса (количества потребляемых ИТ-сервисов) и объявить заказчикам объем потенциальной «экономии на масштабе»;
• если заказчик заинтересован в сокращении бюджета на ИТ-сервисы в объемах больших, чем «экономия на масштабе», совместно спланировать сокращение качества предоставления тех сервисов, которые не носят критичный для бизнеса характер;
• согласовать с заказчиком объемы плановой экономии и сформировать внутреннюю программу оптимизацию затрат.

Подход к созданию программы, применяемый IT Expert, учитывает специфику технологии предоставления ИТ-сервисов, когда большинство ресурсов является многофункциональными и используется одновременно в производстве целых групп сервисов. Мы рекомендуем:

• опираться на анализ статей затрат и структуру распределения затрат по ИТ-сервисам;
• учитывать технологию оказания ИТ-сервисов конкретной сервисной организации;
• учитывать соотношение постоянных и переменных затрат (т.е. формировать стратегию оптимизации, учитывая зависимость затрат на сервисы от их объема и качества).

Мы следуем принципам процессного подхода к организации ИТ и сервисной ориентации взаимоотношений с заказчиками, лежащим в основе библиотеки лучшей практики управления ИТ – IT Infrastructure Library (ITIL®).

Результаты проекта

В рамках проекта могут быть найдены ответы на следующие вопросы:

• какая экономия затрат возможна в связи с временным изменением масштаба бизнеса;
• как управлять снижением качества ИТ-сервисов, не нанеся неприемлемый ущерб критичным бизнес-процессам заказчиков ИТ-сервисов;
• как фактически достигнуть экономии затрат на ИТ и преобразовать плановую экономию в реальные:
• планы затрат по отдельным статьям;
• политику перезаключения договоров с внешними поставщиками;
• программу оптимизации затрат на ИТ-персонал.

Критические факторы успеха

Построение обоснованной программы оптимизации затрат на эксплуатацию ИТ требует наличия:

• перечня ИТ-сервисов и спецификации их основных параметров;
• данных о фактических затратах на эксплуатацию ИТ с достаточной степенью детализации для экспресс-анализа распределения затрат по ИТ-сервисам.

Работа над обоснованной и актуальной программой может быть успешной только при условии активной заинтересованности в ней как руководства ИТ-провайдера, так и заказчиков ИТ-сервисов. Работа над программой требует вовлечения в проект ключевых специалистов ИТ-подразделений, являющихся центрами возникновения затрат, и сотрудников, отвечающих за организацию ведения данных о затратах на предоставление ИТ-сервисов.